GCMS User Guide

G CMS භාවිත මාර්ගෝපදේශය

GCMS ක්‍රියාකරු (Operator) භාවිත මාර්ගෝපදේශය

මෙය GCMS පද්ධතිය භාවිත සඳහා සම්පූර්ණ සිංහල භාවිත මාර්ගෝපදේශයකි. මෙම මාර්ගෝපදේශයේ අරමුණ වන්නේ ලිපියක් ලැබුණු මොහොතේ සිට එය වෙනත් කාර්යාලයකට යොමු කිරීම, ප්‍රගති යාවත්කාලීන කිරීම, පිළිතුරු සටහන් කිරීම, Office Chat භාවිත කිරීම, Alerts පරීක්ෂා කිරීම සහ දෛනික වැඩ පිළිවෙළ නිවැරදිව ක්‍රියාත්මක කිරීම පිළිබඳ පැහැදිලි උපදෙස් ලබාදීමයි.

අවසන් යාවත්කාලීන දිනය: 2026-03-25

A-Z ඉක්මන් දර්ශකය

A. ආරම්භය සහ පද්ධතියේ අරමුණ

GCMS යනු කාර්යාල අතර ආදාන ලිපි, ලිපි හුවමාරු, ප්‍රගති සටහන්, පිළිතුරු සහ Office Chat එකම ස්ථානයකින් කළමනාකරණය කිරීමට භාවිත කරන පද්ධතියකි.

ක්‍රියාකරු ලෙස ඔබගේ ප්‍රධාන වගකීම්:

B. භූමිකාව සහ ඔබට ඇති අයිතිවාසිකම්

Operator භූමිකාවට සාමාන්‍යයෙන් පහත ප්‍රවේශ තිබේ:

Operator භූමිකාවට නොමැති දේ:

මතක තබා ගන්න:

C. පද්ධතියට පිවිසීම

පද්ධතියට පිවිසීම සඳහා:

  1. Browser එකෙන් login URL එක විවෘත කරන්න.
  2. Email සහ Password ඇතුළත් කරන්න.
  3. Sign In බොත්තම ඔබන්න.

Google login සක්‍රීය නම්:

Login අසමත් වුවහොත්:

වැනි පණිවිඩ දර්ශනය විය හැක.

D. Dashboard භාවිතය

Login වූ පසු පළමුවම දක්නට ලැබෙන්නේ Dashboard පිටුවයි.

මෙහි ඔබට පහත තොරතුරු පෙනේ:

එමෙන්ම:

Operator කෙනෙකුට Dashboard තුළ පෙන්වෙන්නේ ඔබගේ කාර්යාලයට අදාල හෝ ඔබගේ කාර්යාලය හරහා ගිය thread දත්තයි.

E. Alerts / Action Center

Header එකේ Alerts හෝ Action Center කොටස ඔබගේ වැදගත්ම දෛනික නිරීක්ෂණ ස්ථානය වේ.

මෙහි පෙන්වෙන්නේ:

Action Center එක විවෘත කිරීමට:

  1. Header එකේ Alerts බොත්තම ඔබන්න.
  2. Pending Tasks dropdown/panel එක විවෘත වේ.

මෙහි සිට:

Header summary line එකෙන්ද ඔබගේ current queue එක පිළිබඳ කෙටි තොරතුරු පෙන්වයි.

F. Full Screen, Theme, Mobile Menu

Header තුළින් ඔබට පහත විශේෂාංග භාවිත කළ හැක:

Mobile දුරකථන භාවිතයේදී:

G. Communication Threads ලැයිස්තුව

Sidebar එකෙන් Communication Threads වෙත යන්න.

මෙම පිටුවේ දකින්නේ:

සහ table එකේ:

Action icons:

සටහන:

H. නව ලිපියක් ලියාපදිංචි කිරීම

නව ලිපියක් ඇතුළත් කිරීමට:

  1. Communication Threads පිටුවේ Register New Letter ඔබන්න.
  2. පහත fields පුරවන්න:

Reference No:

Save කිරීමෙන් පසු:

I. ලිපි තොරතුරු සංස්කරණය

Edit Letter භාවිත කළ හැක්කේ:

මෙහිදී ඔබට වෙනස් කළ හැක:

මෙය මුල් ලිපි විස්තර සංස්කරණය කිරීම සඳහාය. Timeline action එකක් වශයෙන් සටහන් කිරීමට Add Progress Update හෝ Reply භාවිත කරන්න.

J. Thread විස්තර පිටුව කියවීම

View icon එක click කළ පසු Thread detail screen එක දකින්න ලැබේ.

මෙහි කොටස්:

මෙම පිටුවේදී ඔබට ලිපියේ සම්පූර්ණ ගමන් මග එකම තැනකින් බලන්න පුළුවන්.

K. ප්‍රගති යාවත්කාලීන කිරීම

දැනට Thread එක ඔබගේ කාර්යාලයට අයත් නම් Add Progress Update form එක පෙනේ.

භාවිතය:

  1. Progress Note ලියන්න
  2. අවශ්‍ය නම් Target Time යාවත්කාලීන කරන්න
  3. අවශ්‍ය නම් attachment එකතු කරන්න
  4. Save Update ඔබන්න

මෙම ක්‍රියාවෙන්:

L. වෙනත් කාර්යාලයකට යොමු කිරීම

Thread එක තවත් කාර්යාලයකට යැවිය යුතු නම් Forward To Office භාවිත කරන්න.

පියවර:

  1. Office තෝරන්න
  2. Forward Note ඇතුළත් කරන්න
  3. අවශ්‍ය නම් Target Time සකසන්න
  4. අවශ්‍ය නම් attachments එක් කරන්න
  5. Forward Thread ඔබන්න

මෙයින් සිදුවන්නේ:

මතක තබා ගන්න:

M. පිළිතුර / Final Response සටහන් කිරීම

Thread එකට ඔබගේ කාර්යාලයෙන් නිල පිළිතුරක් හෝ අවසාන සටහනක් එක් කිරීමට Reply / Final Response form එක භාවිත කරන්න.

පියවර:

  1. Reply Note ලියන්න
  2. අවශ්‍ය නම් attachment එක් කරන්න
  3. Save Reply ඔබන්න

මෙයින්:

ඉතා වැදගත්:

N. Status අර්ථ

පද්ධතියේ status තුන:

Overdue යනු:

O. Timeline කියවීම

Timeline එකෙන් thread එකේ සම්පූර්ණ ඉතිහාසය දක්වයි.

Timeline action types:

එක් timeline entry එකක දැක්වෙන්නේ:

P. Attachments සහ ගොනු භාවිතය

Attachments භාවිතා කළ හැකි ස්ථාන:

සාමාන්‍යයෙන් භාවිතා කළ හැකි ගොනු වර්ග:

හොඳ භාවිත:

Q. Office Chat භාවිතය

Sidebar එකෙන් Office Chat විවෘත කරන්න.

මෙහි කොටස්:

නව chat එකක් ආරම්භ කිරීමට:

  1. dropdown එකෙන් office එකක් තෝරන්න
  2. Open Chat ඔබන්න

Message යැවීමට:

  1. වම් පසින් conversation එකක් තෝරන්න
  2. message box එකේ text ඇතුළත් කරන්න
  3. Send ඔබන්න

Chat විශේෂාංග:

සටහන:

R. Browser Alerts සහ Notifications

Action Center තුළ Enable Browser Alerts බොත්තම දක්නට ලැබේ.

මෙය භාවිත කිරීමේ වාසි:

භාවිතය:

  1. Alerts විවෘත කරන්න
  2. Enable Browser Alerts ඔබන්න
  3. Browser permission dialog එකේ Allow දෙන්න

ඉන් පසු:

S. Search, Filter, Sort භාවිතය

Communication Threads පිටුවේ filter row එකෙන් පහත දේ කළ හැක:

Search භාවිතා කළ හැකි fields:

Filter භාවිතා කිරීමෙන් පසු:

T. දෛනික වැඩ ප්‍රවාහය

දිනපතා ක්‍රියාත්මක කළ යුතු සුදුසු වැඩ පිළිවෙල:

  1. Login වන්න
  2. Header එකේ Action Center පරීක්ෂා කරන්න
  3. Pending සහ Overdue items බලන්න
  4. Communication Threads ලැයිස්තුවෙන් අදාල thread විවෘත කරන්න
  5. Progress update එකක් එක් කරන්න හෝ Forward කරන්න
  6. අවශ්‍ය නම් Office Chat භාවිතා කරන්න
  7. අවසානයේ සියල්ල සුරක්ෂිතව logout වන්න

U. දත්ත ඇතුළත් කිරීමේ නීති

නව ලිපියක් save කිරීමට:

Progress / Forward / Reply save කිරීමට:

Forward කිරීමට:

Chat send කිරීමට:

V. සීමාවන් සහ අනුමැති අවශ්‍යතා

Operator කෙනෙකුට:

මෙවැනි අවශ්‍යතාවයක් ඇත්නම්:

W. පොදු දෝෂ සහ විසඳුම්

Invalid login details

Please add a note for the timeline update

Please choose the office to forward this thread to

Only the assigned office operator can update this thread

Only Admin and Snr. Staff can resolve threads

Upload error එකක් ලැබුණහොත්:

X. වැඩ පහසු කරන අමතර උපදෙස්

Y. නිතර අසන ප්‍රශ්න

Q: මට සමහර thread පේන්නේ නැත්තේ ඇයි?

A: ඔබගේ office එකට අදාල thread පමණක් operator කෙනෙකුට පෙනේ.

Q: මට Edit icon එක නැත්තේ ඇයි?

A: එම ලිපිය ඔබගේ office එකෙන් create කර නැති විය හැක, නැත්නම් thread එක Solved වී තිබිය හැක.

Q: මට progress update form එක නොපෙනේ ඇයි?

A: එම thread එක දැනට ඔබගේ current office එකට assign වී නැත, හෝ thread එක solved වී ඇත.

Q: Reply save කළාට thread close වුණේ නැත්තේ ඇයි?

A: close කිරීම operatorට නොමැත. එය Snr. Staff හෝ Admin කෙනෙකු විසින් පමණක් සිදු කරයි.

Q: Chat unread count එක කොහෙද බලන්නේ?

A: Sidebar එකේ Office Chat අසල badge එකෙන් සහ Action Center තුළ Unread Chat metric එකෙන් බලන්න.

Z. ඉක්මන් Checklist

දිනපතා මේ checklist එක අනුගමනය කරන්න:

Operator සඳහා සාරාංශය

Operator කෙනෙකුගේ මූලික කාර්යය වන්නේ thread එක නිවැරදිව ලියාපදිංචි කර, එය නිසි කාර්යාලයට ගෙන යාම, නිවැරදි timeline notes තැබීම, අවශ්‍ය වූ විට reply සටහන් කිරීම සහ outstanding items අතහැර නොදැමීමයි. Thread එක close කිරීම ඔබගේ වගකීම නොවන නමුත් thread එක close කිරීමට සුදුසු තත්ත්වයට ගෙන ඒම ඔබගේ ප්‍රධාන වගකීමයි.